Конструктивный форум бухгалтеров Казахстана

Конструктивный форум бухгалтеров Казахстана
Текущее время: 22-09-2017, 13:09

Часовой пояс: UTC + 3 часа




Начать новую тему Ответить на тему  [ Сообщений: 11 ] 
Автор Сообщение
СообщениеДобавлено: 10-05-2015, 10:45 
Не в сети

Зарегистрирован: 02-01-2012, 10:59
Сообщения: 636
Откуда: Астана
Структура договоров (сделок, контрактов), и их учет в программах.

Курсаков С.А.


Введение.

Документальная деятельность предприятия представляет из себя, на первый взгляд, хаотичный турбулентный поток документов, сыплющихся сверху вниз подобно каплям дождя. Однако, если вглядеться повнимательнее, можно увидеть, что смысл и структуру деятельности предприятия, его стержневую основу, составляют договора (синонимы – контракты, сделки, спецификации, приложения и т.д.). На договора, как на ниточки тканевой основы, нанизаны документы, относящиеся к одной и той же сделке. Благодаря разделению хаотичного турбулентного потока документов на отдельные смысловые единицы – договора – деятельность предприятия приобретает логическую стройность, появляется цель автоматизации отдельных сделок как основной атомарной единицы деятельности предприятия.
В данной статье автор рассмотрит предлагаемую им структуру учета в программах договоров и основные аспекты их автоматизации.


Вернуться к началу
 Профиль  
 
СообщениеДобавлено: 10-05-2015, 10:46 
Не в сети

Зарегистрирован: 02-01-2012, 10:59
Сообщения: 636
Откуда: Астана
Терминология и разновидности договоров.

В практике встречаются такие виды договора, как основной договор (без спецификации), договор-спецификация, приложение, спецификация, и т.д. Терминология везде условная.
Основной договор содержит только рамочные условия и нуждается в периодическом составлении дополнительных спецификаций, тоже представляющих из себя отдельные договора, и ссылающихся на основной договор, с конкретным списком поставляемых товаров.
Договор-спецификация – это разовый договор с разовым покупателем, без длящихся отношений и без ранее заключенных рамочных договоров.
Приложение - это та же самая спецификация, только заключенная с нашим поставщиком. Также содержит перечень товаров и ссылается на заключенный ранее рамочный основной договор.


Вернуться к началу
 Профиль  
 
СообщениеДобавлено: 10-05-2015, 10:46 
Не в сети

Зарегистрирован: 02-01-2012, 10:59
Сообщения: 636
Откуда: Астана
Проблематика определения структуры договоров.

Договор (сделка, контракт, приложение, спецификация и т.д.), для уточнения его содержания, по мнению автора, должен содержать следующие дополнительные подчиненные сущности (таблицы, справочники, регистры и т.д.).
- Состав (содержание) договора. В этой подчиненной таблице нужно указать товары, работы, услуги и т.п., входящие в данный договор (сделку).
- Поставки договора. Это партии, отгрузки договора. При внутригородской поставке число партий будет равно числу отдельных машин отгрузки, каждая из которых будет оформлена отдельной расходной накладной. В целях упрощения, можно будет считать, что сколько будет отдельных отгрузочных расходных накладных, столько же и будет в данном договоре поставок (партий).
- График платежей договора. В этой таблице расписываются предполагаемые (запланированные) платежи по договору, от самых простых – одной суммой по предоплате, до сложных многоходовых взаимных платежей (или взаимозачетов) между разными контрагентами, филиалами, должниками, и т.д. Реально же произошедшие платежи по данному договору, естественно, будут отражены в соответствующих кассовых и банковских документах, с привязкой к данному договору.
- Фактическая отгрузка договора. В этой таблице менеджер закупа может указывать движение товара, отгруженного в нашу сторону как покупателя нашим поставщиком. Это обычно происходит в момент, когда документы до нас еще не дошли, и бухгалтерия не может делать оприходование. Однако наши менеджеры продаж на основе информации об отгрузке и предполагаемом времени пути товара уже могут заранее предварительно его продавать, тем самым оказываясь впереди конкурентов.
- Отметки договора. Часто сделки в предприятиях проходят сложную процедуру рассмотрения, согласования, одобрения, и т.д., разными лицами. В таких случаях сделка должна помечаться специальными текстовыми пометками, отражающими мнение разных лиц относительно данной сделки.
- Прочие. Несомненно, практическая деятельность породит какие-нибудь другие дополнительные аспекты (таблицы), которые необходимо будет также отражать в базе данных предприятия.
Как мы видим, описанные подчиненные сущности позволят нам классифицировать все договора, как с поставщиком, так и с покупателем, как разовые, так и длящиеся. Таким образом мы используем единую универсальную структуру «договор», с запасом на дальнейшее ее развитие и расширение, и избегаем ошибки автоматизации только отдельных частных случаев («спецификация покупателя», «приложение поставщика», и т.д.).


Вернуться к началу
 Профиль  
 
СообщениеДобавлено: 10-05-2015, 10:47 
Не в сети

Зарегистрирован: 02-01-2012, 10:59
Сообщения: 636
Откуда: Астана
Сущности в учете, которые затемняют и затрудняют определение договора и его структуры и уводят в ложную сторону.

Широко распространено мнение, что развернутая сущность «договор» со всеми ее подчиненными таблицами совсем не нужна. А вместо нее лучше пользоваться традиционными «счетами на оплату», как стартовой точной оформления сделки. И вообще традиционный «счет на оплату» - это и есть сделка. И нужно, как и раньше, оформлять только счета на оплату, и далее, на основании их, от них же исходящие документы, не обращая на договора никакого внимания.
По мнению автора, это неверно.
Во-1-х, любая сделка может включать в себя несколько отгрузок (то есть несколько счетов на оплату, несколько расходных накладных, несколько платежей), и тогда при вышеуказанной схеме «счетов на оплату» мы не видим общий результат, общий процесс, и т.д. в целом по всей сделке.
Во-2-х, счет на оплату может не являться началом сделки. Да, он будет выписан потенциальному покупателю, но покупатель может раздумать приобретать товар. И таким образом счет на оплату так и остается как бы «потенциально неначатой сделкой». Однако, если покупатель, все-таки позже решает приобрести товар, то именно тогда и логичнее всего было бы начать оформление сделки (договора, контракта, приложения, спецификации и т.д.). И именно в этот момент потенциальная сделка (счет на оплату) перерастает в реальную (договор). И именно тогда и нужно заполнять подчиненные таблицы договора.


Вернуться к началу
 Профиль  
 
СообщениеДобавлено: 10-05-2015, 10:48 
Не в сети

Зарегистрирован: 02-01-2012, 10:59
Сообщения: 636
Откуда: Астана
Договор – необходимые реквизиты.

Сам «договор», как и всякая сущность, имеет собственные поля (реквизиты), характеризующие его и отличающиеся от полей подчиненных сущностей. Нижеприведенные реквизиты договора должны быть известны и заполнены на момент его заключения.
- Лицо, где заключен договор. Обычно это «наша фирма», «наше предприятие (или ИП)».
- Лицо, с кем заключен договор (наш покупатель, наш поставщик и т.д.).
- Вид договора. Здесь классификация произвольная, устанавливаемая самим предприятием, однако рекомендуется записывать элементы вида «с покупателем», «с поставщиком», и т.д. Эта классификация нужна для дальнейших отчетов и отборов.
- Подвид договора. Здесь классификация произвольная, устанавливаемая самим предприятием, однако рекомендуется записывать элементы вида «договор под склад», «адресный договор», «договор под тендер», и т.д. Эта субклассификация нужна для дальнейших отчетов и отборов.
- Номер договора. Обычно принимает числовой вид (для договора с покупателем). В случае, если нужно отразить номер договора, присвоенный нашим поставщиком, может иметь сложный многосоставной вид, в зависимости от структуры нумерации поставщика.
- Дата заключения договора.
- Дата начала действия договора. Может не совпадать с датой его заключения.
- Дата окончания действия договора. Обычно составляет плюс 30 дней от даты начала действия договора (для простых одноразовых сделок купли-продажи).
- Валюта договора.
- Основной. Здесь записана ссылка на основной договор, если данный договор является просто спецификацией (дополнением, приложением и т.д.) к другому (основному) договору, заключенному ранее. В спецификации (в составе договора) детализируются конкретные товарные позиции, нужные на данный момент покупателю.
- Примечание (при необходимости).


Вернуться к началу
 Профиль  
 
СообщениеДобавлено: 10-05-2015, 10:49 
Не в сети

Зарегистрирован: 02-01-2012, 10:59
Сообщения: 636
Откуда: Астана
Состав договора – первая и важнейшая его часть.

Состав договора – это его содержание, спецификация, то есть товары, работы, услуги и т.д., которые входят в этот договор. Это первая и важнейшая часть договора (сделки, контракта, приложения, дополнения, спецификации и т.д.), которая обязательно должна быть определена и известна к моменту заключения договора.
Примерные элементы состава договора следующие.
- Договор – это родительский элемент, которому подчиняется элемент состава договора
- Лицо для кого – лицо, для кого приобретается этот состав договора. Этот пункт применяется при адресных заказах товара, когда заранее известно, для перепродажи кому приобретаются данные единицы данной позиции состава договора. В случае, если данный договор не является договором покупки и\или данные позиции приобретаются нашей фирмой без указания конкретного нашего покупателя (заказчика), тогда это поле остается пустым.
- Договор для кого – адресный договор, во исполнение которого приобретаются данные единицы товара. Это поле может быть пустым, если «договор для кого» не определен (неизвестен).
- Поставка (номер поставки). Обычно номер поставки почти всегда равен 1. Однако, когда покупатель вывозит товар несколькими партиями, тогда номер поставки будет равен плановому номеру партии вывоза товара.
- Номер строки. Это номер строки товара, как он будет выглядеть в счете на оплату и в расходной накладной. Иногда приходится разбивать одну и ту же строку товара на разных «заказчиков для кого» и\или «договора для кого».
- Актив (товар, работа, услуга).
- Единица измерения.
- Количество. Иногда точное количество может быть не указано, например, при записи рамочного (первоначального) договора, где оговорены только цены, а партии (количества товара) будут далее еще уточняться в дополнительных спецификациях к этому основному договору.
- Цена.
- Сумма. Иногда точная сумма не указывается по тем же причинам, что и точное количество.
- Валюта.
- Примечание (при необходимости).


Вернуться к началу
 Профиль  
 
СообщениеДобавлено: 10-05-2015, 10:49 
Не в сети

Зарегистрирован: 02-01-2012, 10:59
Сообщения: 636
Откуда: Астана
Поставки договора – вторая существенная часть контракта.

Поставки договора – это его отгрузки, партии, машины, или расходные накладные. Включают следующие реквизиты.
- Договор – это родительский элемент, которому подчиняется элемент поставки договора
- Условия. Включают в себя условия оплаты, поставки, отгрузки.
- Дата поставки ранняя. Начальная дата предполагаемой поставки.
- Дата поставки крайняя. Крайняя конечная дата предполагаемой поставки. В самом простом случае может совпадать с ранней датой поставки.
- Пункт назначения (при его наличии). При внутригородских поставках может не указываться.
- Вид транспортировки (авто, ж\д, авиа, самовывоз и т.д.)
- Условия Инкотермс.
- Исполнение. Здесь в строковом виде менеджер описывает движение поставляемого товара, его отгрузку, прохождение вагонов по ж\д станциям, и т.д.
- Примечание (при необходимости).


Вернуться к началу
 Профиль  
 
СообщениеДобавлено: 10-05-2015, 10:50 
Не в сети

Зарегистрирован: 02-01-2012, 10:59
Сообщения: 636
Откуда: Астана
График платежей договора – третья существенная часть контракта.

График платежей договора должен быть согласован обоими сторонами договора. Включает в себя -
- Договор – это родительский элемент, которому подчиняется элемент графика платежей договора (подчиненной сущности к договору).
- Номер платежа. В случае нескольких платежей они нумеруются последовательно. Обычно в простой сделке продажи платеж бывает только один.
- Дата платежа ранняя. Предполагаемая дата наступления платежа.
- Дата платежа крайняя. В случае оплаты единой суммой сразу может совпадать с датой платежа ранней.
- Лицо от кого. Это поле заполняется, когда платеж планируется осуществлять от других лиц, нежели участвующие в сделке – от филиалов, должников, и т.д. Если же платеж производится как обычно, то есть от покупателя к поставщику, то данное поле не заполняется.
- Лицо кому. Это поле заполняется, когда платеж планируется осуществлять на других лиц, нежели участвующие в сделке – на филиалы, дебиторов, и т.д. Или же планируются какие-то сложные и необычные многоходовые схемы оплаты, и т.д. Если же платеж производится как обычно, то есть от покупателя к поставщику, то данное поле не заполняется.
- Сумма. Здесь указывается планируемая сумма платежа.
- Валюта. Здесь указывается планируемая валюта платежа.
- Примечание (при необходимости).


Вернуться к началу
 Профиль  
 
СообщениеДобавлено: 10-05-2015, 10:50 
Не в сети

Зарегистрирован: 02-01-2012, 10:59
Сообщения: 636
Откуда: Астана
Фактическая отгрузка (фактическое исполнение) договора – необязательная часть договора.

Таблица фактической отгрузки в основном применяется в договорах покупки, когда наше предприятие покупает у производителей и более крупных оптовиков товар для дальнейшей перепродажи. Заполняется менеджером закупок вручную и состоит из следующих реквизитов.
- Договор – это родительский элемент, которому подчиняется элемент фактической отгрузки договора.
- Актив (товар, работа, услуга). Это поле необходимо, так как бывает, что взамен фактически отгружаются другие активы (аналоги или заместители), нежели те, что первоначально заказывали.
- Единица измерения.
- Количество. Фактическое количество, отгруженное поставщиком.
- Дата отгрузки.
- Номер вагона, авто.
- Примечание (при необходимости).


Вернуться к началу
 Профиль  
 
СообщениеДобавлено: 10-05-2015, 10:51 
Не в сети

Зарегистрирован: 02-01-2012, 10:59
Сообщения: 636
Откуда: Астана
Отметки договора – необязательная дополнительная часть договора.

- Договор – это родительский элемент, которому подчиняется элемент отметки договора.
- Дата начала действия (отметки).
- Вид отметки (согласовано, утверждено, одобрено, мнение, указание, и т.д).
- Лицо от кого. Здесь указано, кто (какой работник нашего предприятия) произвел отметку.
- Лицо кому. При необходимости, здесь указывается, какому работнику следует обратить внимание на данную отметку.
- Примечание (при необходимости).

Прочие части договора (опционально).

Могут существовать еще какие-либо другие, дополнительные, подчиненные сущности, раскрывающие какие-либо аспекты договора.


Вернуться к началу
 Профиль  
 
СообщениеДобавлено: 10-05-2015, 10:55 
Не в сети

Зарегистрирован: 02-01-2012, 10:59
Сообщения: 636
Откуда: Астана
Печать спецификации к договору и текста самого договора непосредственно из учетной программы.

Заполнив все вышерассмотренные части договора и сам родительский элемент договора информацией, не составляет труда прямо из учетной программы, быстро и оперативно распечатать сам текст типового договора с покупателем и спецификацию к нему. Потому что вся информация для такой распечатки уже есть в наличии, и нет нужды теперь отдельно редактировать тексты договоров в офисных программах Word и Excel. Таким образом, в случае с самыми ходовыми типовыми договорами с покупателями, пользуясь на практике подчиненными структурами договора, можно быстрее оформлять сделки, повышать оперативность обслуживания клиентов.

Заключение.

Предлагаемая автором для учета в программах единая универсальная сущность «договор», со всеми ее детализирующими подчиненными таблицами имеет очевидные преимущества перед использовавшимися ранее структурами для учета сделок, типа «счет на оплату», «партия», и т.д. Структура «договор» за счет своей универсальности обеспечивает сквозной учет деталей любых сделок (договоров, контрактов, приложений, спецификаций) и любых операций.


Курсаков С.А.

Дата последнего редактирования – 6 марта 2015 г.


Статья была впервые опубликована в журнале "Бухгалтер+Компьютер" в 2015 г.


Вернуться к началу
 Профиль  
 
Показать сообщения за:  Поле сортировки  
Начать новую тему Ответить на тему  [ Сообщений: 11 ] 

Часовой пояс: UTC + 3 часа


Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 0


Вы не можете начинать темы
Вы не можете отвечать на сообщения
Вы не можете редактировать свои сообщения
Вы не можете удалять свои сообщения

Найти:
Перейти:  
РейСРёРЅРі@Mail.ru
Создать форум

cron
Powered by Forumenko © 2006–2014
Русская поддержка phpBB