Конструктивный форум бухгалтеров Казахстана http://kursakov-s.flyboard.ru/ |
|
Структура договоров, и их учет в программах http://kursakov-s.flyboard.ru/topic113.html |
Страница 1 из 1 |
Автор: | Курсаков_С_А [ 10-05-2015, 13:45 ] |
Заголовок сообщения: | Структура договоров, и их учет в программах |
Структура договоров (сделок, контрактов), и их учет в программах. Курсаков С.А. Введение. Документальная деятельность предприятия представляет из себя, на первый взгляд, хаотичный турбулентный поток документов, сыплющихся сверху вниз подобно каплям дождя. Однако, если вглядеться повнимательнее, можно увидеть, что смысл и структуру деятельности предприятия, его стержневую основу, составляют договора (синонимы – контракты, сделки, спецификации, приложения и т.д.). На договора, как на ниточки тканевой основы, нанизаны документы, относящиеся к одной и той же сделке. Благодаря разделению хаотичного турбулентного потока документов на отдельные смысловые единицы – договора – деятельность предприятия приобретает логическую стройность, появляется цель автоматизации отдельных сделок как основной атомарной единицы деятельности предприятия. В данной статье автор рассмотрит предлагаемую им структуру учета в программах договоров и основные аспекты их автоматизации. |
Автор: | Курсаков_С_А [ 10-05-2015, 13:46 ] |
Заголовок сообщения: | Re: Структура договоров, и их учет в программах |
Терминология и разновидности договоров. В практике встречаются такие виды договора, как основной договор (без спецификации), договор-спецификация, приложение, спецификация, и т.д. Терминология везде условная. Основной договор содержит только рамочные условия и нуждается в периодическом составлении дополнительных спецификаций, тоже представляющих из себя отдельные договора, и ссылающихся на основной договор, с конкретным списком поставляемых товаров. Договор-спецификация – это разовый договор с разовым покупателем, без длящихся отношений и без ранее заключенных рамочных договоров. Приложение - это та же самая спецификация, только заключенная с нашим поставщиком. Также содержит перечень товаров и ссылается на заключенный ранее рамочный основной договор. |
Автор: | Курсаков_С_А [ 10-05-2015, 13:46 ] |
Заголовок сообщения: | Re: Структура договоров, и их учет в программах |
Проблематика определения структуры договоров. Договор (сделка, контракт, приложение, спецификация и т.д.), для уточнения его содержания, по мнению автора, должен содержать следующие дополнительные подчиненные сущности (таблицы, справочники, регистры и т.д.). - Состав (содержание) договора. В этой подчиненной таблице нужно указать товары, работы, услуги и т.п., входящие в данный договор (сделку). - Поставки договора. Это партии, отгрузки договора. При внутригородской поставке число партий будет равно числу отдельных машин отгрузки, каждая из которых будет оформлена отдельной расходной накладной. В целях упрощения, можно будет считать, что сколько будет отдельных отгрузочных расходных накладных, столько же и будет в данном договоре поставок (партий). - График платежей договора. В этой таблице расписываются предполагаемые (запланированные) платежи по договору, от самых простых – одной суммой по предоплате, до сложных многоходовых взаимных платежей (или взаимозачетов) между разными контрагентами, филиалами, должниками, и т.д. Реально же произошедшие платежи по данному договору, естественно, будут отражены в соответствующих кассовых и банковских документах, с привязкой к данному договору. - Фактическая отгрузка договора. В этой таблице менеджер закупа может указывать движение товара, отгруженного в нашу сторону как покупателя нашим поставщиком. Это обычно происходит в момент, когда документы до нас еще не дошли, и бухгалтерия не может делать оприходование. Однако наши менеджеры продаж на основе информации об отгрузке и предполагаемом времени пути товара уже могут заранее предварительно его продавать, тем самым оказываясь впереди конкурентов. - Отметки договора. Часто сделки в предприятиях проходят сложную процедуру рассмотрения, согласования, одобрения, и т.д., разными лицами. В таких случаях сделка должна помечаться специальными текстовыми пометками, отражающими мнение разных лиц относительно данной сделки. - Прочие. Несомненно, практическая деятельность породит какие-нибудь другие дополнительные аспекты (таблицы), которые необходимо будет также отражать в базе данных предприятия. Как мы видим, описанные подчиненные сущности позволят нам классифицировать все договора, как с поставщиком, так и с покупателем, как разовые, так и длящиеся. Таким образом мы используем единую универсальную структуру «договор», с запасом на дальнейшее ее развитие и расширение, и избегаем ошибки автоматизации только отдельных частных случаев («спецификация покупателя», «приложение поставщика», и т.д.). |
Автор: | Курсаков_С_А [ 10-05-2015, 13:47 ] |
Заголовок сообщения: | Re: Структура договоров, и их учет в программах |
Сущности в учете, которые затемняют и затрудняют определение договора и его структуры и уводят в ложную сторону. Широко распространено мнение, что развернутая сущность «договор» со всеми ее подчиненными таблицами совсем не нужна. А вместо нее лучше пользоваться традиционными «счетами на оплату», как стартовой точной оформления сделки. И вообще традиционный «счет на оплату» - это и есть сделка. И нужно, как и раньше, оформлять только счета на оплату, и далее, на основании их, от них же исходящие документы, не обращая на договора никакого внимания. По мнению автора, это неверно. Во-1-х, любая сделка может включать в себя несколько отгрузок (то есть несколько счетов на оплату, несколько расходных накладных, несколько платежей), и тогда при вышеуказанной схеме «счетов на оплату» мы не видим общий результат, общий процесс, и т.д. в целом по всей сделке. Во-2-х, счет на оплату может не являться началом сделки. Да, он будет выписан потенциальному покупателю, но покупатель может раздумать приобретать товар. И таким образом счет на оплату так и остается как бы «потенциально неначатой сделкой». Однако, если покупатель, все-таки позже решает приобрести товар, то именно тогда и логичнее всего было бы начать оформление сделки (договора, контракта, приложения, спецификации и т.д.). И именно в этот момент потенциальная сделка (счет на оплату) перерастает в реальную (договор). И именно тогда и нужно заполнять подчиненные таблицы договора. |
Автор: | Курсаков_С_А [ 10-05-2015, 13:48 ] |
Заголовок сообщения: | Re: Структура договоров, и их учет в программах |
Договор – необходимые реквизиты. Сам «договор», как и всякая сущность, имеет собственные поля (реквизиты), характеризующие его и отличающиеся от полей подчиненных сущностей. Нижеприведенные реквизиты договора должны быть известны и заполнены на момент его заключения. - Лицо, где заключен договор. Обычно это «наша фирма», «наше предприятие (или ИП)». - Лицо, с кем заключен договор (наш покупатель, наш поставщик и т.д.). - Вид договора. Здесь классификация произвольная, устанавливаемая самим предприятием, однако рекомендуется записывать элементы вида «с покупателем», «с поставщиком», и т.д. Эта классификация нужна для дальнейших отчетов и отборов. - Подвид договора. Здесь классификация произвольная, устанавливаемая самим предприятием, однако рекомендуется записывать элементы вида «договор под склад», «адресный договор», «договор под тендер», и т.д. Эта субклассификация нужна для дальнейших отчетов и отборов. - Номер договора. Обычно принимает числовой вид (для договора с покупателем). В случае, если нужно отразить номер договора, присвоенный нашим поставщиком, может иметь сложный многосоставной вид, в зависимости от структуры нумерации поставщика. - Дата заключения договора. - Дата начала действия договора. Может не совпадать с датой его заключения. - Дата окончания действия договора. Обычно составляет плюс 30 дней от даты начала действия договора (для простых одноразовых сделок купли-продажи). - Валюта договора. - Основной. Здесь записана ссылка на основной договор, если данный договор является просто спецификацией (дополнением, приложением и т.д.) к другому (основному) договору, заключенному ранее. В спецификации (в составе договора) детализируются конкретные товарные позиции, нужные на данный момент покупателю. - Примечание (при необходимости). |
Автор: | Курсаков_С_А [ 10-05-2015, 13:49 ] |
Заголовок сообщения: | Re: Структура договоров, и их учет в программах |
Состав договора – первая и важнейшая его часть. Состав договора – это его содержание, спецификация, то есть товары, работы, услуги и т.д., которые входят в этот договор. Это первая и важнейшая часть договора (сделки, контракта, приложения, дополнения, спецификации и т.д.), которая обязательно должна быть определена и известна к моменту заключения договора. Примерные элементы состава договора следующие. - Договор – это родительский элемент, которому подчиняется элемент состава договора - Лицо для кого – лицо, для кого приобретается этот состав договора. Этот пункт применяется при адресных заказах товара, когда заранее известно, для перепродажи кому приобретаются данные единицы данной позиции состава договора. В случае, если данный договор не является договором покупки и\или данные позиции приобретаются нашей фирмой без указания конкретного нашего покупателя (заказчика), тогда это поле остается пустым. - Договор для кого – адресный договор, во исполнение которого приобретаются данные единицы товара. Это поле может быть пустым, если «договор для кого» не определен (неизвестен). - Поставка (номер поставки). Обычно номер поставки почти всегда равен 1. Однако, когда покупатель вывозит товар несколькими партиями, тогда номер поставки будет равен плановому номеру партии вывоза товара. - Номер строки. Это номер строки товара, как он будет выглядеть в счете на оплату и в расходной накладной. Иногда приходится разбивать одну и ту же строку товара на разных «заказчиков для кого» и\или «договора для кого». - Актив (товар, работа, услуга). - Единица измерения. - Количество. Иногда точное количество может быть не указано, например, при записи рамочного (первоначального) договора, где оговорены только цены, а партии (количества товара) будут далее еще уточняться в дополнительных спецификациях к этому основному договору. - Цена. - Сумма. Иногда точная сумма не указывается по тем же причинам, что и точное количество. - Валюта. - Примечание (при необходимости). |
Автор: | Курсаков_С_А [ 10-05-2015, 13:49 ] |
Заголовок сообщения: | Re: Структура договоров, и их учет в программах |
Поставки договора – вторая существенная часть контракта. Поставки договора – это его отгрузки, партии, машины, или расходные накладные. Включают следующие реквизиты. - Договор – это родительский элемент, которому подчиняется элемент поставки договора - Условия. Включают в себя условия оплаты, поставки, отгрузки. - Дата поставки ранняя. Начальная дата предполагаемой поставки. - Дата поставки крайняя. Крайняя конечная дата предполагаемой поставки. В самом простом случае может совпадать с ранней датой поставки. - Пункт назначения (при его наличии). При внутригородских поставках может не указываться. - Вид транспортировки (авто, ж\д, авиа, самовывоз и т.д.) - Условия Инкотермс. - Исполнение. Здесь в строковом виде менеджер описывает движение поставляемого товара, его отгрузку, прохождение вагонов по ж\д станциям, и т.д. - Примечание (при необходимости). |
Автор: | Курсаков_С_А [ 10-05-2015, 13:50 ] |
Заголовок сообщения: | Re: Структура договоров, и их учет в программах |
График платежей договора – третья существенная часть контракта. График платежей договора должен быть согласован обоими сторонами договора. Включает в себя - - Договор – это родительский элемент, которому подчиняется элемент графика платежей договора (подчиненной сущности к договору). - Номер платежа. В случае нескольких платежей они нумеруются последовательно. Обычно в простой сделке продажи платеж бывает только один. - Дата платежа ранняя. Предполагаемая дата наступления платежа. - Дата платежа крайняя. В случае оплаты единой суммой сразу может совпадать с датой платежа ранней. - Лицо от кого. Это поле заполняется, когда платеж планируется осуществлять от других лиц, нежели участвующие в сделке – от филиалов, должников, и т.д. Если же платеж производится как обычно, то есть от покупателя к поставщику, то данное поле не заполняется. - Лицо кому. Это поле заполняется, когда платеж планируется осуществлять на других лиц, нежели участвующие в сделке – на филиалы, дебиторов, и т.д. Или же планируются какие-то сложные и необычные многоходовые схемы оплаты, и т.д. Если же платеж производится как обычно, то есть от покупателя к поставщику, то данное поле не заполняется. - Сумма. Здесь указывается планируемая сумма платежа. - Валюта. Здесь указывается планируемая валюта платежа. - Примечание (при необходимости). |
Автор: | Курсаков_С_А [ 10-05-2015, 13:50 ] |
Заголовок сообщения: | Re: Структура договоров, и их учет в программах |
Фактическая отгрузка (фактическое исполнение) договора – необязательная часть договора. Таблица фактической отгрузки в основном применяется в договорах покупки, когда наше предприятие покупает у производителей и более крупных оптовиков товар для дальнейшей перепродажи. Заполняется менеджером закупок вручную и состоит из следующих реквизитов. - Договор – это родительский элемент, которому подчиняется элемент фактической отгрузки договора. - Актив (товар, работа, услуга). Это поле необходимо, так как бывает, что взамен фактически отгружаются другие активы (аналоги или заместители), нежели те, что первоначально заказывали. - Единица измерения. - Количество. Фактическое количество, отгруженное поставщиком. - Дата отгрузки. - Номер вагона, авто. - Примечание (при необходимости). |
Автор: | Курсаков_С_А [ 10-05-2015, 13:51 ] |
Заголовок сообщения: | Re: Структура договоров, и их учет в программах |
Отметки договора – необязательная дополнительная часть договора. - Договор – это родительский элемент, которому подчиняется элемент отметки договора. - Дата начала действия (отметки). - Вид отметки (согласовано, утверждено, одобрено, мнение, указание, и т.д). - Лицо от кого. Здесь указано, кто (какой работник нашего предприятия) произвел отметку. - Лицо кому. При необходимости, здесь указывается, какому работнику следует обратить внимание на данную отметку. - Примечание (при необходимости). Прочие части договора (опционально). Могут существовать еще какие-либо другие, дополнительные, подчиненные сущности, раскрывающие какие-либо аспекты договора. |
Автор: | Курсаков_С_А [ 10-05-2015, 13:55 ] |
Заголовок сообщения: | Re: Структура договоров, и их учет в программах |
Печать спецификации к договору и текста самого договора непосредственно из учетной программы. Заполнив все вышерассмотренные части договора и сам родительский элемент договора информацией, не составляет труда прямо из учетной программы, быстро и оперативно распечатать сам текст типового договора с покупателем и спецификацию к нему. Потому что вся информация для такой распечатки уже есть в наличии, и нет нужды теперь отдельно редактировать тексты договоров в офисных программах Word и Excel. Таким образом, в случае с самыми ходовыми типовыми договорами с покупателями, пользуясь на практике подчиненными структурами договора, можно быстрее оформлять сделки, повышать оперативность обслуживания клиентов. Заключение. Предлагаемая автором для учета в программах единая универсальная сущность «договор», со всеми ее детализирующими подчиненными таблицами имеет очевидные преимущества перед использовавшимися ранее структурами для учета сделок, типа «счет на оплату», «партия», и т.д. Структура «договор» за счет своей универсальности обеспечивает сквозной учет деталей любых сделок (договоров, контрактов, приложений, спецификаций) и любых операций. Курсаков С.А. Дата последнего редактирования – 6 марта 2015 г. Статья была впервые опубликована в журнале "Бухгалтер+Компьютер" в 2015 г. |
Страница 1 из 1 | Часовой пояс: UTC + 6 часов |
Powered by phpBB® Forum Software © phpBB Group http://www.phpbb.com/ |