Конструктивный форум бухгалтеров Казахстана

«Каталог» и «Номенклатура».

Курсаков С.А.


Введение.
Развитие учетных структур в программах для отражения активов – товаров, материалов, готовой продукции, работ, услуг и т.д., - прошло длительную и многотрудную историю. Начиная с первых неуклюжих и неудобных попыток, затем дальше все более и более повышая удобство, универсализм, гибкость и мощь, шло длительное и тяжелое их создание. И оно до сих пор не окончено. В этой статье автор попытается показать, что уже назревают, намечаются следующие шаги в этом направлении, ближайшим логичным из которых, по мнению автора, является создание «Каталога» (или «Каталога активов»).

Этап 1. Раздельные сущности (таблицы, справочники) для отражения товаров, материалов, работ, услуг, готовой продукции и т.д.

Одной из первых идей в учетных программах было разделение сущностей активов на различные таблицы (справочник, регистры и т.д.) – товары, материалы, готовую продукцию, работы и услуги, и т.д. Казалось бы, это выглядело весьма логично – во многих примерах из учебников по бухгалтерии примеры реализации (покупки) рассматриваются именно так – отдельно товары, отдельно готовая продукция, отдельно услуги, и т.д. Соответственно, и документы в целях симметрии (единообразия) придумывались тоже раздельные – отдельный документ «реализация (приобретение) товаров», отдельный документ «реализация (приобретение) услуг», и т.д.

Этап 2. Так называемый «единый» справочник «Номенклатура».

Довольно скоро передовая мысль «учетных софтостроителей» пришла к следующему логичному выводу, что единый справочник «Номенклатура» гораздо удобнее для работы с активами предприятия, чем раздробленная структура из 3-5 отдельных справочников. Это произошло прежде всего оттого, что в реальности, на практике, в отличие от теории, зачастую осуществляется смешанная гетерогенная реализация (покупка) – в одной и той же накладной (счете-фактуре) товары идут вместе с услугами (например, с доставкой), готовая продукция - вместе с работами (например, окна с монтажом), и т.д. Поэтому теоретическое разделение активов на отдельные справочники и документы крайне неудобно. Соответственно и документы удобнее делать более универсальными, позволяющими одновременно в одном документе делать смешанную гетерогенную реализацию (покупку) товаров, работ, услуг, ОС и т.д.

Этап 3. Необходимость дополнительного справочника «Каталог активов, товаров, материалов, продукции, работ, услуг» (наименование условное).

Со временем справочник «Номенклатура» все более терял свой первоначально заложенный в него смысл – быть однократным перечислением используемых предприятием товаров, работ, услуг. Потому что снова и снова создавались одни и те же элементы номенклатуры, подразумевающие один и тот же товар, но от разных поставщиков, с разных приходов, разных себестоимостей, разных ставок НДС, и т.д. К тому же регулирующие органы могли специально требовать раздельного прихода разных партий однородного товара, оприходованных от разных ГТД (например, см. пояснения к заполнения электронных счетов-фактур). Таким образом, в результате всех этих действий справочник «Номенклатура» превратился в смешанный гибрид перечня товаров и справочника партий приходов, с большим количеством дубликатов однородных элементов.
Вторым фактором, плодящим все более нарастающие противоречия при использовании справочника «Номенклатура», стало смешение в одной теме «Номенклатура» двух совершенно разных по смыслу тем – 1) классификационных реквизитов, слабо изменяющихся со временем (номенклатурная группа, единицы измерения, класс, коды, ГОСТы, вид, тип и т.д.), и – 2) текущих сиюминутных реквизитов, связанных с конкретным приходом этой номенклатуры как партии (себестоимость, цена, партия, ставка НДС, номер ГТД, поставщик и т.д.). Вполне очевидно, что мало смысла постоянно раз за разом вбивать классификационные реквизиты в каждый новый приход или партию, многократно их дублировать и повторять. Проще выделить эти классификационные реквизиты, записать их один раз, и потом каждый раз просто привязывать к ним новый элемент номенклатуры. Это вполне логичная мысль, и автор предлагает именно так и сделать (то есть выделить в отдельную сущность - таблицу, справочник, регистр и т.д.) и назвать эти реквизиты «Каталогом» (или «Каталогом активов»). Или хотя бы для начала признать, что эта мысль об выделении справедлива и надо начать думать в этом направлении.

Почему «Каталог» не может быть одинаковым для различных фирм даже одной отрасли.

Следующим выводом, который лишь кажется логичным, будет создание некоего «единого» (то есть одинакового) классификационного справочника «Каталог», хотя бы для одной и той же отрасли. И этот вывод будет глубоко ошибочным. Разные фирмы одной и той же отрасли могут по-разному группировать свои товары, по разному разделять и объединять их, в зависимости от разного акцентирования своих продажных приоритетов, которые еще и могут изменяться во времени. Сравните, например, классификацию, четко представленную на сайтах www.mechta.kz, www.alser.kz, www.ww.kz, www.alza.cz, и т.д. Совершенно очевидно, что она различна, и даже может в чем-то пересекаться (например, один и тот же смартфон может находиться и в группе «Dual SIM», и в группе «NOKIA»).
Поэтому справочник «Каталог» в своем наполнении не может быть единым даже для фирм одной и той же отрасли.

А как же группы справочника (желтые папочки с плюсиками)? Неужели в них нельзя вести подобную классификацию?

На первый взгляд выглядит логичным классифицирование номенклатуры посредством групп справочника. Да, это работает, но только в случае, когда классификация всего одна, и она непересекающаяся. В случае же, если классификаций несколько, либо они пересекающиеся (тот же пример – один и тот же телефон находится и в группе «Dual SIM», и в группе «NOKIA») – тогда эта примитивная классификация посредством групп справочника не работает.
Дополнительным минусом такой классификации служит неудобство повседневной навигации – нужно постоянно щелкать по желтым папочкам при выборе или поиске нужного элемента. Добавление нескольких уровней папочек только усугубляет неудобство навигации. Впрочем, по поводу устарелых неудобных групп справочников как предтечи, предшественника других, более мощных, более удобных и развернутых классификаций, автор надеется написать большую отдельную статью.

Этап 4, следующий. Появление нового суперсправочника «Активы».

Однако, и даже эта пара справочников, «Каталог» + «Номенклатура», не является окончательным венцом развития и творения. В дальнейшем автор предполагает появление такой суперструктуры («суперсправочника»), как - «Активы = товары + материалы + работы + услуги + готовая продукция + ОС + НМА + и т.д.». Хотелось бы, конечно, об этом поговорить здесь поподробнее, но это скорее тема следующей, другой обширной статьи.

Предлагаемая структура справочника «Каталог».

Справочник «Каталог» в одиночестве, сам по себе, не является сложным. Сложной представляется вся структура связанных с ним, подчиненных ему и зависящих от него других справочников. Это целая сеть, система таблиц, их описание приведено ниже. Основная таблица «Каталог» служит скорее для связи между этими многочисленными таблицами.
Именно с самим справочником «Каталог» связан справочник «Номенклатура», который теперь лишен классификационных реквизитов (они все перешли в «Каталог») и может гораздо легче выполнять свою роль ведения партий товара и фиксации прочей текущей сиюминутной информации.
Поля самого справочника «Каталог» -
- Дата начала действия. Указывает дату, с которой фактически начато ведение этого элемента каталога. Такие даты служат хорошим ориентиром в дальнейшем, показывая, когда был заведен элемент.
- Код, наименование, полное наименование.
- Вид каталога. Указывает на вид каталога актива, выбранный из соответствующего справочника. В этом поле и происходит разделение на виды – товар, услуга, работа, офисное оборудование и т.д. (подробнее ниже).
- Единица измерения. Указывается основная единица измерения элемента каталога.
- Вид материала каталога. Указывается вид материала (сырье, топливо и т.д.), если данный элемент каталога является материалом (подробнее ниже).
- Синонимы. В этом поле текстом через запятую указываются синонимы данного элемента каталога. Например, лампа, электролампа, и т.д.
- Примечание.

Коды «каталога».

Одним из камней преткновения для «софтостроителей» долгое время были различные коды – артикул, ГОСТ, VIN-код, штрихкоды, складские коды, коды КОФ, и т.д. Вполне обосновано ожидать появления многих из этих кодов в справочнике «Каталог», претендующем на роль глобального классификатора, хранилища условно-постоянной информации активов. Для этого предлагается сделать структуру для кодов гибкой и легко расширяемой самим пользователем, чтобы в дальнейшем при модернизации не приходилось прорезать в таблицах новые поля типа «Самый новый код», а просто добавить новый «Вид кода» (на уровне пользователя или скриптом), и ввести подчиненные строки кодов к элементам каталога (опять же на уровне пользователя или скриптом).
Предлагается следующая структура таблицы (справочника, регистра) «Коды каталога» -
- Код, наименование, полное наименование
- Каталог. Элемент каталога, к которому относится данный код.
- Дата начала действия. Указывает дату, с которой фактически начато ведение этого кода. Такие даты служат хорошим ориентиром в дальнейшем, показывая, когда был заведен элемент.
- Вид кода актива. Именно в этом поле и происходит разделение кодов по видам. Например, штрихкод, складской код, артикул, VIN-код, каталожный номер, серийный номер, заводской номер, код ТНВЭД, код КОФ, номер паспорта, внутрифирменный каталожный номер, ГОСТ, СТ, ТУ и т.д.
- Значение. Указывается значение соответствующего кода, например, 456353.
- Примечание.

Единицы измерения «каталога».

Единицы измерения элемента каталога могут быть различными, что и отражает таблица «Единицы измерения каталога». Предлагаемая ее структура:
- Код, наименование, полное наименование.
- Каталог актива. Связанный элемент, единицы измерения которого приведены в этой таблице.
- Единица измерения.
- Вес в килограммах. Это поле хранит информацию для расчета общего веса коробки, ящика, или веса загруженного транспортного средства с этой позицией каталога.
- Объем в литрах. Позволяет рассчитать сколько единиц каталога поместится в ограниченном объеме транспортного средства.
- Примечание.

Пересчет единиц измерения «каталога».

Для различных расчетов с переводами различных единиц измерения элемента каталога друг в друга служит таблица «Пересчет единиц измерения каталога». Предлагаемая ее структура:
- Код, наименование, полное наименование.
- Единица измерения каталога актива. Например, ящик.
- Коэффициент пересчета. Например, 20.
- Единица измерения каталога актива куда. Например, пачка. То есть в ящике данного товара = 20 пачек.
- Примечание.

Виды материалов «каталога».

«Каталог» может применяться не только торговыми компаниями, но и строительными, производственными и т.д. В этих случаях необходимо разделять и классифицировать позиции каталога по видам материалов.
Структура таблицы «Виды материалов каталога» довольно проста:
- Код, наименование, полное наименование. Именно на уровне этого реквизита происходит классификационное разделение по укрупненным видам материалов. Например, сырье, материал, топливо, тара, строительный материал, спецодежда и т.д. В режиме пользователя возможно добавлять новые непротиворечивые виды материалов каталога.
- Примечание.

Виды «каталога».

«Каталог» как глобальный классификатор не смог бы работать, если бы в нем нельзя было бы отличить товар от ОС, материал от транспорта, и т.д. Именно для этой цели и служит подчиненный простой справочник «Виды каталога». Указание видов каталога для конкретных элементов каталога позволит точно фильтровать и сортировать его элементы в конкретных операциях, используя только те, которые в этих операциях будут нужны.
Структура таблицы «Виды каталога»:
- Код, наименование, полное наименование. Например, товар, материал, готовая продукция, услуга, работа, земля, здание, машинное оборудование, автотранспорт, мебель, офисное оборудование, прочие ОС, нематериальные активы, денежные средства, незавершенное строительство, незавершенное производство, биологический актив и т.д. В режиме пользователя возможно добавлять новые непротиворечивые виды каталога.
- Примечание.

Состав «каталога».

Значительную пользу может принести информация о том, из чего состоит элемент «каталога». Можно описывать потребительский состав, входящий в комплект продажи (коробку) конечному пользователю (например, для смартфона – сам смартфон, блок питания, наушники и т.д.). А можно и описывать производственную, техническую спецификацию (то есть состав смартфона вплоть до последнего болтика) – например, для производственных или ремонтных компаний.
Предлагается следующая структура таблицы «Состав каталога»:
- Код, наименование, полное наименование
- Каталог мастер. Элемент каталога, состав которого описывается. Например, ноутбук.
- Каталог состав (составляющая часть). Элементы, входящие в состав каталога мастера. Например, корпус ноутбука, блок питания, батарея ноутбука, и т.д.
- Единица измерения. Единица измерения составляющей части, если она отличается от основной единицы измерения составляющей.
- Количество.
- Примечание.

Информация «каталога».

Еще больше пользы может принести описательная информация о товаре. Например, для автоматической выкладки ее при формировании странички товара в интернет-магазине. Эту информацию довольно нетрудно заполнить один раз в элементе каталога актива и в дальнейшем просто привязывать к новому прибывшему элементу номенклатуры, вместо утомительного заполнения этих классификационных показателей для каждой новой партии номенклатуры.
Предлагается следующая структура таблицы «Информация каталога»:
- Код, наименование, полное наименование
- Каталог актива. Родительский элемент, который описывает информация каталога.
- Дата начала действия. Указывает дату, с которой фактически начато ведение этой информации каталога. Такие даты служат хорошим ориентиром в дальнейшем, показывая, когда был заведен элемент.
- Вид информации каталога актива. На уровне этого реквизита проходит разделение по видам информации каталога, ссылающимся на другой справочник (см. ниже).
- Текст информации каталога актива. Здесь располагается текст, если информация текстового вида. Например, «цвет - белый».
- Описание информации каталога актива. Здесь располагается описание, например – «Предназначен для активного образа жизни, не боится сырости, и т.п. и т.д.»
- Число информации каталога актива. Здесь находится информация числового вида, например, «число ядер - 2».
- Визуальная информация каталога актива. Здесь находятся рисунки, фото, видеоролики, относящиеся к элементу каталога актива.
- Ссылка информации каталога актива. Здесь находится ссылка либо на сайт производителя целиком (например, www.tp-link.com ), либо на конкретную страницу продукта на сайте производителя.
- Единица измерения.
- Примечание.

Вид информации «каталога».

Здесь предлагается ввести классификацию в классификации. То есть перечислять виды характеристик (виды информации) используемых в предприятии элементов каталога. Все это будет использовать опять же в выдаче веб-страничек товаров в интернет-магазине, либо же для автоматического сравнения показателей различных товаров (например, размера оперативной памяти) друг с другом.
Структура таблицы «Вид информации каталога» предлагается следующая:
- Код, наименование, полное наименование. Например - описание, вес, потребление энергии, выходная мощность, спецификация, цвет, габариты и т.д.
- Примечание.

Отношение «каталога».

Большую роль может сыграть информация о взаимоотношениях различных элементов каталога между собой. Например, смартфон является заменителем (отношение) для обычного телефона, и т.д.
- Код, наименование, полное наименование.
- Каталог откуда. Например, картридж.
- Отношение каталога. Выбирается из другого справочника «Виды отношений каталога». Например, расходный материал. Виды отношений могут легко дополняться пользователем непротиворечивыми новыми элементами.
- Каталог куда. Например, принтер. То есть картридж является расходным материалом для принтера.
- Примечание.

Вид отношения «каталога».

Таблица «Вид отношения каталога» является расширяемой и дополняемой на уровне пользователя. Предлагается следующая ее структура:
- Код, наименование, полное наименование. Например, аналог, компонент, узел, акссессуар, дополнение, заменитель, похожесть, запасная часть, расходный материал и т.д.
- Примечание.

Заключение.

Постоянное развитие структур в учетных программах, отражающих активы предприятия, подводит нас к необходимости осмысления и создания нового справочника «Каталог» (или «Каталог активов»). Удивительно, как мы раньше этого не заметили. Ведь на физическом уровне, визуально, каталоги давным-давно используют «Otto», «Quelle», супермаркеты с их раздаваемыми рекламными буклетами и т.д. (в бумажном виде), и бесчисленные интернет-магазины – в виде электронном.


Курсаков С.А.


Дата последнего редактирования – 10 апреля 2015 г.

Статья была впервые опубликована в журнале "Бухгалтер + Компьютер" в 2015 г.