Конструктивный форум бухгалтеров Казахстана

«Субноменклатура», или «субактивы».

Курсаков С.А.


Введение.
В данной статье рассматривается такое нехарактерное для стандартного бухгалтерского учета понятие, как «субноменклатура», или «субактивы» (термин условный). Наиболее близко ему соответствует «метод специфической идентификации». Также очень близко соприкасаются «партии», «метод партионного учета», «учет по характеристикам и сериям». Однако «субактивы» гораздо шире и «партий», и «метода специфической идентификации» по своим функциям, роли, и практике реального применения. Ниже мы рассмотрим все это подробнее.

Ситуации в учете, подчеркивающие необходимость категории «субактива».
Если начать анализировать практические ситуации и потребности учета ТМЦ, то рано или поздно исследователь натыкается на то, что традиционного бухгалтерского учета «номенклатуры» (или «активов») похоже, недостаточно для адекватного отражения движения ТМЦ. И прежде всего из-за того, что мы не видим детально всего того, что происходит на складе.
Например, бытовые товары приходят (даже в одном и том же приходе или партии) с разными сертификатами, сериями, характеристиками (цвет, рост, размер, вес и т.д.). А в стандартном бухучете мы видим только общее количество и сумму.
Товары промышленного назначения могут приходить с разными весами (металлопрокат, арматура и т.д.), с разной длиной (кабельная продукция, трубы).
Специфические товары (ювелирные, лекарственные и т.д.) могут приходить с различающимися весами каждой единицы (кольцо, браслет и т.д.), разными сроками годности и разновидностями (различные травяные добавки, различные расфасовки, цвета и т.д.).
Таким образом, необходим учет весовых и сертификатных характеристик, учет цветов, ростов и размеров, учет аптечных лекарственных серий и сертификатов, и т.д., на складе. Иногда это называют «складским» учетом, или «торговым» учетом. На самом деле это просто еще одна, более уточненная, ступень детализации бухгалтерского учета.
Очевидно, что всю эту информацию невозможно учесть, опираясь только на одну строку самого товара. Добиться ведения такой степени детализации учета можно несколькими путями. Первый заключается в создании многочисленных дублирующих элементов в справочнике «Номенклатура» (или «Активы»), отражающих все разные варианты и всю информацию прихода.
Однако таких элементов «Товаров» будет много, и мало того, они будут постоянно увеличиваться в числе (ведь сертификаты постоянно приходят новые). Поэтому наиболее оптимальным решением будет создание новой категории «субактивы», подчиненной «активам» («номенклатуре»), подобно тому, как договора подчинены контрагентам.

Строение таблицы «субактивов».
Несмотря на сложность осуществления учетных функций «субактивов», строение их таблицы (справочника, регистра) имеет на удивление простой вид (структуру). Приблизительно она может выглядеть так:
- Код – это код «субактива».
- Наименование – это наименование «субактива».
- Актив-владелец. Понятие «субактива» существует только в условиях подчинения «активу» – владельцу. Например, «субактив» - «сапоги женские Salomon, цвет красный, размер 42, номер сертификата 1234567, складской ид 67890» (работающий на уровне так называемого «складского» учета), существует только в подчинении «актива»-владельца «сапоги женские Salomon» (работающего на уровне «бухгалтерского» учета).
- Номер упаковки. Так как в складском учете весь товар имеет свои номера, коды и т.д., то учет субактивов необходимо вести по номерам упаковок.
- Упаковка. Здесь хранится ссылка на упаковку (вид упаковки) прихода и хранения «субактива». Это понятие разъясняется ниже.
- Штука. Здесь хранится ссылка на штуку (вид штуки) прихода и хранения «субактива». Это понятие разъясняется ниже.
- Примечание.

Понятие «упаковки».
«Субактив» не может существовать без понятий «упаковки» и «штуки». Упаковка – это единица (единицы) транспортировки и хранения, связанные с данной сущностью «каталог актива», и содержащие одну или несколько штук товара. По теме «Каталог актива» также см. ранее аналогичную статью автора. Как мы помним, каждый «актив» («номенклатура») привязан к владельцу – «каталогу актива», содержащему каталогизирующую условно-постоянную информацию, которую весьма трудоемко каждый раз записывать в конкретный товар и проще всего записать один раз в элемент «каталога актива».
Видов упаковок для данной единицы каталога может быть несколько, они могут быть вложенными. Смысл в том, чтобы заранее, при заведении (записи) элемента «каталога актива» записать все (или основные) виды упаковок, существующие для данной единицы КА.
- Код.
- Каталог актива (КА) – вдаделец данной упаковки.
- Наименование – текстовое описание.
- Ед изм упаковки. Обычно это обобщенная теоретическая безразмерная «шт.».
- Ед изм длины. Если длины нет, то не указывается.
- Длина. Если длины нет, то не указывается.
- Ширина. Если ширины нет, то не указывается.
- Высота. Если высоты нет, то не указывается.
- Ед изм веса. Нужно указывать почти всегда.
- Вес. Вес (расчетный, теоретический, табличный) желательно указывать почти всегда. Вес реального «субактива» может отличаться от теоретического веса упаковки.
- Ед изм объема. Если понятие «объем» неприменимо, то не указывается.
- Объем. Если понятие «объем» не применимо, то не указывается.
- Толщина в мм. Если понятие «толщины» неприменимо, то не указывается.
- Диаметр в мм. Если понятие «диаметр» неприменимо, то не указывается.
- Состоит из упаковок – здесь указана упаковка-родитель, которая «обхватывает» данную упаковку.
- Количество штук в упаковке (в этой упаковке).
- Лицо - производитель.
- Примечание.
Таким образом, в реквизитах «упаковки» описана геометрия и размеры единицы транспортировки и хранения (пачки, бухты, упаковки, коробки, паллеты, связки, тюка и т.д.). Все эти цифры очень помогут на складе, при транспортировке, и при отпуске «актива». Ранее эти сведения было получить невозможно из реквизитов «актива».

Понятие «штуки».
Видов штук для данной единицы КА может быть несколько. Смысл в том, чтобы заранее, при заведении (записи) элемента «каталога актива» записать все (или основные) виды штук, существующие для данной единицы КА.
Структура таблицы (справочника, регистра) для штук может выглядеть так:
- Код.
- Каталог актива (КА) – владелец данной штуки.
- Наименование – текстовое описание.
- Ед изм штуки. Обычно это обобщенная теоретическая безразмерная «шт.».
- Ед изм длины. Если понятие «длины, ширины, высоты» неприменимо, то не указывается.
- Длина. Если понятие «длины» неприменимо, то не указывается.
- Ширина. Если понятие «ширины» неприменимо, то не указывается.
- Высота. Если понятие «высоты» неприменимо, то не указывается.
- Ед изм веса. Нужно указывать почти всегда.
- Вес. Вес (расчетный, теоретический, табличный) желательно указывать почти всегда. Вес реального «субактива» может отличаться от теоретического веса штуки.
- Ед изм объема. Если понятие «объема» неприменимо, то не указывается.
- Объем. Если понятие «объема» неприменимо, то не указывается.
- Толщина в мм. Для арматуры, труб, кабелей и т.д.
- Диаметр в мм. Для арматуры, труб, кабелей и т.д.
- Лицо - производитель.
-Примечание.
Теперь, вооруженные всеми этими новыми конструкциями, мы понимаем, что заводить множество строк на каждый приход все равно придется, иначе ничего не получится, иначе ничего мы не увидим, только вот эти строки будут находиться на уровень ниже «активов», на уровне «субактивов».

Коды «субактивов».
«Субактивы» имеют развитую систему кодировки, совершенно отличную и отдельную как от кодов их владельца-«актива», так и от кодов «каталога актива». Примерная структура таблицы (справочника, регистра) для их отражения может иметь такой вид:
- Код.
- «Субактив»-владелец.
- Наименование – текстовое описание.
- Вид кода «субактива». Например, style code, color code, EAN code, и т.д.
- Значение кода «субактива».
- Примечание.

Логистические данные «субактивов».
Основные данные «субактива» (логистические, сертификатные, прочие) содержатся в его подчиненных таблицах (справочниках, регистрах). Первая из них, описывающая цепочку движения «субактива» до его попадания на наше предприятие, приблизительно имеет такой вид:
- Код.
- «Субактив»-владелец подчиненных логистических данных.
- Дата начала действия для этой части цепочки логистики. Вся цепочка передвижения данного «субактива» до его попадания в учет предприятия может быть разложена на этапы именно в этой таблице.
- Дата окончания действия для этой части цепочки логистики.
- Наименование – текстовое описание для части цепочки логистики.
- Лицо грузоотправитель для этой части цепочки логистики.
- Лицо грузополучатель для этой части цепочки логистики.
- Пункт отправления для этой части цепочки логистики.
- Пункт назначения для этой части цепочки логистики.
- Таможенные данные – номер ГТД, строка ГТД, и т.д.
- Подробности – дополнительная информация.
- Примечание.

Сертификатные данные «субактивов».
Сертификатные данные «субактива» предлагается учитывать в следующей таблице (справочнике, регистре):
- Код.
- «Субактив»-владелец.
- Дата начала действия сертификата.
- Дата окончания действия сертификата.
- Наименование – текстовое описание сертификатных данных.
- Сертификат - текстовое описание самого сертификата.
- Производитель «субактива».
- Выдавший орган для сертификата.
- Лицо предъявитель сертификата.
- Подробности – дополнительная информация.
- Примечание.

Прочие данные «субактивов».
Вполне возможно, что с течением времени на практике для учета «субактивов» понадобятся некие иные дополнительные категории, данные и понятия, которые не отражены в вышеприведенных таблицах. Для таких редких и разовых понятий лучше всего использовать таблицу «прочие данные субактивов», где список видов прочих данных будет гибким и расширяемым на уровне пользователя. Приблизительно структура этой таблицы может быть такова:
- Код.
- Наименование – текстовое описание.
- «Субактив»-владелец.
- Вид прочих данных. Гибкий расширяемый список, ссылка на другую таблицу «вид прочих данных приложения», например - «число слоев поролона внутри».
- Значение прочих данных «субактива». Конкретное значение, например, «2 слоя поролона внутри».
- Примечание.

«Субактив» - это соединение конкретной упаковки и штуки с прочими характеристиками, номерами, кодами и т.д.
Таким образом, «субактив» понимается как соединение вида конкретной упаковки и вида конкретной штуки, имеющий, возможно, специфические характеристики (вес и т.д.) и/или уникальные сертификатные (номер) и/или логистическо-таможенные данные (номер, строка и т.д.). И на практике это действительно так и есть. Со склада отпускается и на склад приходит не обобщенный абстрактный товар, а вполне конкретные упаковки и штуки товара, имеющие различный вес, номер, сертификат и прочие характеристики.

Учет движения «субактивов».
Учет движения «субактивов» можно вести совмещенно с их движением в бухгалтерском учете активов (приходная накладная, расходная накладная, накладная перемещения). Однако, было бы более логично вести учет «субактивов» с помощью складских работников и специальных складских документов, не связанных с классическими активами бухучета. Это может быть, например, «Складской ордер» для прихода «субактивов» на склад, и «Погрузочный лист» для отпуска «субактивов» со склада. Гораздо легче и логичнее будет вести эти складские документы в той же базе данных, где и ведется их бухгалтерский учет, нежели выводить их в отдельную базу и потом испытывать постоянные трудности с синхронизациями и перекачками.

Практический пример использования понятия «субактивов». Задача учета товаров по источникам происхождения (2016 г.).
Опираясь на вышеприведенный материал, нетрудно решать различные практические учетные задачи. Например, задачу учета товаров по источникам происхождения, актуальную с начала 2016 года.
В самом деле, данные о движении «субактива» теперь содержат подробные таможенные данные (таблица «логистические данные субактива»).
Данные о вхождении «актива» в какой-либо список (перечень) получаем из кодов «каталога актива» (см. одну из предыдущих статей автора «Каталог + активы»). Вообще, задача отражения того, что товар числится в каком-либо списке, является достаточно распространенной. Это может быть, например, список жизненно важных лекарств, список санкционных товаров, и т.д. Эта задача легко решается через коды «каталога актива», где в качестве вида кода может выступать «перечень», а в качестве значения кода может фигурировать, например, номер «актива» в этом списке. Число вхождений «каталога актива» в различные списки (перечни) ничем не ограничено, поскольку эта связь реализуется через подчиненную таблицу (справочник, регистр) «Коды каталога актива».
Теперь, даже имея в бухучете один и тот же товар («актив»), то есть одну и ту же строку, на самом деле состоящую из разных упаковок, пришедших на разных условиях и по разным ставкам ввоза, мы прекрасно все эти упаковки видим на уровне разных строк «субактивов» при отпуске их по «Погрузочному листу» (название документа условное). А на основании «Погрузочного листа» уже затем выполняем «Расходную накладную» и «СФ».
Опираясь на эту структуру учетных данных, можно легко строить алгоритмы обработки данных. Удовлетворяющие условиям регуляторов, безотносительно к тому, на какой основе и/или платформе реализована учетная программа (база данных).

Заключение
Категория «субактива», как последний кирпичик в стене, замыкает структурную учетную триаду «каталог» - «активы» - «субактивы». При использовании «субактивов» отпадает нужда работать с «партиями», которые представляют собой всего лишь движение стоимости товара, да и то только лишь расчетно-теоретическое, не дающее никакой практической пользы для складского контроля.
В отличие от специфической идентификации, партий, характеристик, серий и т.д., понятие «субактивов» представляет собой однотипную универсальную схему, одинаково пригодную для работы с детальным складским учетом любого вида товара («актива») и в любых видах торговли – промтовары, металлопрокат, лекарственные товары, продовольствие, одежда, обувь, стройматериалы, и т.д. При использовании «субактивов» легко удовлетворить строгие требования государственных регуляторов по предоставлению информации в различных разрезах, например - предыдущего логистического движения товара, разных таможенных ставок на разные упаковки товара, учета движения товаров в разрезе источников его происхождения, и т.д.



Курсаков С.А.

Дата последнего редактирования –6 июня 2016 г.

Статья впервые была опубликована в журнале "Бухгалтер+Компьютер" в 2016 г.