Конструктивный форум бухгалтеров Казахстана

Электронный обмен – простые, недорогие и современные варианты взаимодействия.

Курсаков С.А.

Введение.
В данной статье автор попытается осветить вопросы электронного обмена (ЭО – термин условный) информацией в общем случае различного типа между различными равноправными лицами. При этом данный обмен может трактоваться весьма широко и включать как обмен юридически значимыми и законодательно установленными документами, так и обмен неформальными сообщениями, другими различными файлами, и иными информационными материалами. Похоже, данный вопрос становится весьма актуальным, постоянно идет какая-то реклама, постоянно рассылаются рассылки, которые призывают, объясняют преимущества и т.д. В связи с этим и написана данная статья.

ЭО между лицом и госорганами.
Данный вид ЭО весьма специализирован, регулируется различными правилами и НПА и обычно не дает никакого выбора лицу, никаких вариантов в порядке, способах, видах и сроках своего использования. Это вид ЭО в основном касается гос-веб-сервисов - КН, СОНО, ИС ЭСФ, egov.kz, stat.gov.kz и т.д. В данной статье автор не будет рассматривать этот вид ЭО.

ЭО между лицом и банками.
Данный вид ЭО также весьма специализирован и не дает никаких вариантов выбора обычному хозяйствующему лицу. В данной статье автор не будет рассматривать этот вид ЭО.

ЭО внутри самого лица между его работниками.
Данный вид ЭО характеризуется самыми разнообразными видами, формами и вариантами программных продуктов. Поскольку каждое лицо самостоятельно в выборе направления своей автоматизации, то это порождает различные варианты внутрифирменной автоматизации. Эти варианты могут неплохо решать внутрифирменные задачи обмена внутри данного лица, но все они имеют слабое место при необходимости выйти за пределы данной фирмы (лица) и обменяться документами или иными материалами с иными внешними равноправными лицами. Поскольку иные лица не входят в круг работы внутрифирменных программных продуктов, то ЭО с ними представляет отдельную интересную проблему.

ЭО между равноправными лицами (ЭОРЛ).
Данный вид ЭО характеризуется самыми разнообразными формами, способами и вариантами. Априори никогда не будет существовать ситуация, когда все, абсолютно все лица будут работать в одной и той программе, даже хотя бы и облачной, и поэтому простого современного способа передать документы, файлы или сообщения между лицами не существует.
Рассмотрим по порядку различные варианты ЭОРЛ.

Простейший бесплатный способ ЭОРЛ – электронная почта.
Исторически сложилось так, что ЭО через электронную почту стал наиболее доминирующим и наиболее распространенным видом ЭО. Действительно, это доступно всем и каждому. Пользователь формирует документ в любой программной среде, а затем сохраняет его (как правило, в формате Excel), прикрепляет к электронному письму и отправляет электронное письмо. Проще простого.
Огромным плюсом данного варианта является его бесплатность. Другим большим плюсом является распространенность. Электронная почта существует у каждого юридического, да и почти каждого физического лица.
Однако существуют и минусы. Формат Excel, обычно используемый в этом случае, весьма неудобен для отправки по электронной почте. Сохраненные в нем документы могут быть неверно отформатированы, неправильно отпечатаны, особенно если экспортировать их из устаревших программ (1С77 и т.д.). Разумеется, предпочтительнее экспортировать документы в более современные форматы – PDF, JPG, и т.д, которые относительно сильнее, чем формат Excel, защищены от модификации получателем (возможно, случайной).

Разновидность ЭОРЛ через электронную почту – отправка документа в формате PDF через виртуальный PDF-принтер.
Более современные программы – 1С8 и т.д. – позволяют сохранять вовне документы в более современные форматы – PDF, JPG и т.д. Но что же делать тем пользователям, которые до сих пор пользуются 1С77, или вообще совсем другими программами, не позволяющими выгрузить документы во что-либо иное, кроме формата Excel?
Однако выход есть. Для экспорта нужно воспользоваться так называемыми виртуальными PDF- принтерами. Это такие программы, которые позволяют распечатывать из абсолютно любой программы, даже самой устаревшей, в самые современные форматы – PDF, JPG и т.д. Большинство из этих программ бесплатные. Примеры таких программ-виртуальных принтеров – bioPDF, doPDF, PDFCreator и т.д. Такие виртуальные принтеры устанавливаются в систему, и при печати на них выбирается не обычный физический принтер, а именно виртуальный принтер-программа. Она сохраняет файл документа на диск вместо его реальной физической печати. После печати такого файла на диск его нужно присоединить к электронному письму и отправить адресату. Все просто и самое главное – бесплатно. В 99% реальных случаев, когда нужно всего лишь в индивидуальном разовом порядке отправить клиенту счет на оплату, акт выполненных работ или акт сверки, абсолютно достаточно именно такого варианта.
Посылая своему контрагенту вместо «расхристанного» XLS-файла изящный, аккуратный и без возможных помарок файл-PDF, вы поднимаете свой престиж, представляете себя в выгодном свете как современную и респектабельную организацию.
Например, весьма похожим образом, только в обратную сторону – на получение - работает сервис выдачи квитанций ЕРЦ в Астане (bill.aerc.kz). Требуется всего лишь ввести номер лицевого счета, и сервис выдает Вам квитанцию по коммунальным услугам в PDF-формате.
Можно еще более улучшить данный способ ЭОРЛ, если автоматически, при сохранении и печати документа из базы 1С добавлять в документ (например, счет на оплату) печать и подпись (в виде рисунка, это нетрудно запрограммировать на языке даже 1С77). Таким образом, можно прямо из базы 1С отправлять счета клиенту, минуя трудоемкий процесс их распечатки, проставления печати, подписывания, и затем сканирования. Мы получаем сразу готовый файл с печатями и подписями в формате PDF для его прикрепления к электронному письму без утомительных промежуточных этапов. Уверен, такое решение закрывает 99% вопросов ЭОРЛ.

Недорогой способ ЭОРЛ через Evernote.
Существует способ взаимодействия лиц посредством программы Evernote, разрабатываемой небольшой международной фирмой (см. их сайт evernote.com). Информация в Evernote представлена в текстовом иерархическом виде – «набор блокнотов \ блокнот \ заметка», допускающим присоединение документов-вложений различных типов, создание пометок, редактирование документов, картинок, пометок, и т.д. Первоначальные и пробные объемы данных в Evernote обычно бесплатны, но по достижении более-менее существенного объема данных (приблизительно 100-200 сообщений и более) Вас настоятельно попросят оплатить годовой тарифный план. Впрочем, цены на годовые планы Evernote весьма недороги, порядка 3 – 6 тыс. тг. за 1 пользователя в год, и не идут ни в какое сравнение с тарифными планами иных фирм в этой области (5-6 долларов США за 1 пользователя в месяц). Платный тарифный план дает возможность заливать на сервер Evernote до 10 гигабайт информации ежемесячно, и много других возможностей. Можно раскрывать для общего пользования и информирования других пользователей блокноты (то есть делиться с другими пользователями документами, заметками и иной информацией), причем без реальной отправки содержимого блокнотов по электронной почте. Если получатель документа не имеет программы Evernote, то он получит ссылку на веб-версию Evernote и сможет просмотреть информацию в браузере. Также имеется мобильная версия, позволяющая работать со смартфона.
При платном тарифе Evernote можно установить ее на несколько устройств (рабочий компьютер, домашний ноутбук, смартфон и т.д.) и она будет сама автоматически синхронизировать информацию между этими устройствами. Можно кидать в базу Evernote PDF-документы, которые (помните?) мы научились делать на предыдущем шаге с biopdf. И можно редактировать эти документы прямо в базе Evernote (открывается соответствующее приложение – Word, Excel, Acrobat Reader и т.д.) и после редактирования сохранять документы прямо обратно в базу Evernote. Впрочем, по всем возможностям этой волшебной программы я отсылаю читателя в поиск интернета, где немало русскоязычных материалов по этой теме.
Следует признать, что программа Evernote на сегменте микро- и малых фирм может вполне составить конкуренцию таким серьезным продуктам, как bitrix24 и office365, при гораздо более скромных ценах.

Еще один бесплатный способ ЭОРЛ – мессенджер WhatsApp.
Программа-мессенджер WhatsApp давно уже стала суперпопулярной на всех видах смартфонов. Самым большим ее плюсом является бесплатность. Вторым огромным плюсом является широчайший охват ею физических и юридических лиц, поскольку юридические лица тоже имеют сотовые телефоны.
В WhatsApp можно делать групповую рассылку сообщений. То есть рассылать одно и то же сообщение сразу нескольким получателям. Правда, не стоит этим сильно злоупотреблять.
Существует программа-клиент для работы WhatsApp на обычном компьютере или ноутбуке (правда, только для Windows 8 и выше). То есть можно легко взаимодействовать напрямую из компьютерных программ (бухгалтерия, документооборот и т.д.) прямо с лентами сообщений (чатами) программы WhatsApp.
Используя biopdf, мы можем получить PDF-файл из любого счета на оплату, счета-фактуры или доверенности, вставить этот PDF-файл в WhatsApp и послать клиенту. И все это без каких-либо особенных затрат, без утомительных регистраций, без каких-либо ключей, подписок, лицензий, личных кабинетов и т.д. Не правда ли, это – настоящее чудо?
Через WhatsApp можно оперативно отправлять клиентам доверенности (чтобы они знали их реквизиты при оформлении отгрузки), счета-фактуры для предварительного ознакомления, сканы платежных поручений при подтверждении оплаты, благо на многих смартфонах есть встроенные программы сканирования.
Похоже, WhatsApp, да и прочие мессенджеры (их, кстати, много), медленно, но верно превращаются в единую универсальную общую коммуникационную среду. Остается только ждать, когда же все остальные сервисы поймут это и перестанут создавать свои изолированные друг от друга провинциальные личные кабинеты, а просто воспользуются для всех видов контактов между различными лицами этой общей универсальной коммуникационной средой. Кто-то это уже понял – уже появляются WhatsApp-чат-боты для выбора и продажи товаров прямо в WhatsApp, минуя все эти скучные сайты, порталы и прочие личные кабинеты.
Можно пойти еще дальше и закрутить цепочку обмена «1С+biopdf+Evernote+WhatsApp». Творите, выдумывайте, пробуйте.

Более дорогие способы ЭОРЛ.
Существуют продвинутые, но и более дорогие веб-сервисы документооборота – например, idocs.kz, documentolog.kz и т.д. Возможности, предоставляемые этими веб-сервисами, конечно, довольно впечатляющие. Также, если нужно отправить документ внешнему, не присутствующему в этой системе лицу, то ему отправляется электронное письмо со вложением-документом. Однако, основным недостатком таких систем является их довольно высокая стоимость – цена записи и хранения одного документа может достигать 100 тенге. Как правило, именно фактор цены и стоимости является самым важным ограничивающим при попытках перейти на более современные способы ведения учета или документооборота. Вторым существенным недостатком этих систем является их невысокий охват контрагентов. То есть, заплатив существенные деньги, вполне можно ожидать того же результата, что и раньше – внешнему контрагенту, не присутствующему в системе, ваш документ будет послан по электронной почте. Хотя мы могли бы сделать это сами и бесплатно.
Вообще на современной стадии развития облачных сервисов существует одна общая тенденция. Когда пользователь понимает, что теперь (при переходе на нечто новое и прогрессивное) ему внезапно придется платить за то, что раньше было для него бесплатным – например, трафик от компьютера пользователя к облачному серверу и обратно, запись в облачную базу информации и хранение информации на диске облачного сервера – то тогда интерес пользователя к этим новым, прогрессивным и современным облачным методам ведения учета и документооборота как-то внезапно и резко снижается. Действительно, зачем тратить деньги, когда в принципе у пользователя уже есть и локальная база, и локальный сервер, и все это не требует ежемесячной абонентской оплаты. А все внешние взаимодействия с контрагентами пользователь может проделать, используя вышеупомянутые методы ЭО. Таким образом, основная проблема – это неготовность клиента платить за то, что раньше было бесплатным. Даже несмотря на то, что новое прогрессивно.
Эта начальная ситуация развития облачных сервисов чем-то напоминает первые десятилетия развития эры автомобилей в начале 20 века. Автомобили тогда уже не были диковинкой, но цены на них еще весьма и весьма кусались (даже в Америке, правда, до появления машин Генри Форда). А езда и обслуживание первых авто вообще требовала квалификации слесаря, механика-профессионала, которые обычно и ездили на первых авто – водителей-любителей еще не было. Таким образом, издержки владения и использования были весьма высоки.

Резюме.
Вполне возможно, пользуясь только бесплатными средствами (электронная почта, bioPDF, WhatsApp), плюс слегка доработанная 1С, организовать впечатляющий электронный обмен информацией с равноправными лицами (то есть по горизонтали). А если еще немного заплатить и освоить Evernote (хотя бы для ключевых работников предприятия), то значительно вырастет производительность труда и степень овладения информацией на предприятии при ничтожных затратах.
Можно добиться и еще большего, используя сервисы office365, bitrix24, idocs.kz, documentolog.kz и т.д. Но в этом случае затраты уже будут значительно выше.

Ресурсы по теме.
https://web.whatsapp.com/desktop/window ... pSetup.exe - приложение для работы с WhatsApp на компьютере (только для windows 8 и выше)
https://lenta.ru/articles/2016/09/02/whatsapp/ - интересная статья о практике широкого использования WhatsApp для горизонтальных и вертикальных коммуникаций на примере целой республики Якутия
https://evernote.com/intl/ru/ - сайт Evernote
http://biopdf.com/download.php - скачать виртуальный принтер biopdf
https://login.microsoftonline.com/ - вход в Office 365
https://www.bitrix24.kz/ - Bitrix24 для РК
http://www.idocs.kz/ – платформа для обмена электронными документами
http://documentolog.kz/ - умная система электронного документооборота




Курсаков С.А.

Дата последнего редактирования – 5 октября 2016 г.

Здравствуйте!



Еще один вид электронного обмена информацией - это так называемые социальные сети.

Наглядно о социальных сетях можно посмотреть на схеме:

На этой схеме отсутствуют соцсети: Одноклассники, Мой Мир mail.ru, ВКонтакте, Профессионалы Ru.

Чат - это место и метод быстрого обмена информацией.



Еще есть формы обмена электронными документами - это интерактивные формы на сайтах.
Через эти формы на сайт можно отправить какое-либо сообщение, иногда даже с вложением какого-либо файла, к примеру - графического файла.



Так называемая электронная цифровая подпись (ЭЦП) позволяет обмениваться подписанными электронными документами.
В Казахстане ЭЦП можно получить в ЦОНах.
Для этого необходим флеш-носитель (для записи туда полученной ЭЦП) и удостоверение личности.



Одна из очень простых интерактивных форм - система проверки правописания на сайтах.
С помощью этой системы после нажатия клавиш CTRL-Enter можно
отправить небольшое текстовое сообщение на сайт.



Электронный документооборот экономит бумагу, которая изготовляется, в основном из древесины, а деревья - источник кислорода, украшение городов и просто друг и помощник человека.


На фото - председатель правительства России Дмитрий Медведев, работающий за ноутбуком.

1С:Предприятие 8. Типовая конфигурация "Бухгалтерия предприятия КОРП", редакция 2.0

Версия 2.0.66

Новое в версии 2.0.66.26

Повышен контроль безопасности при выгрузке платежных документов в клиент-банк;
В состав форм документов добавлено уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов (информации) в электронной форме (утверждено приказ ФНС России от 25.01.2017 № ММВ-7-2/34@), которое применяется с 15.04.2017;
http://v8.1c.ru/news/newsAbout.jsp?id=16486

Оказывается, можно и так. У нас пока считается, что отправить ФНО в электроформе ВСЕГДА возможно.